Teil 1 von 4: Thema, Team, Termin – Planen Sie, was planbar ist!

Alles ganz einfach? Ja, aber.
Bei der Planung einer Veranstaltung gibt es einige Details zu bedenken. Bei den weitaus meisten Aufgaben, die man hier auf sich zukommen sieht, ist man sich sicher: Alles ganz einfach! Ist es auch. Doch der Teufel lauert – wie bei so vielen Dingen – in eben diesen kleinen Details. Um bei der Konzeption einer Veranstaltung – egal ob Seminar, Tagung, Vortrag oder Galadinner – auch die Kleinigkeiten im Griff zu behalten, braucht man entweder viel Erfahrung … oder eine gute Checkliste.

Jede Veranstaltung steht in Konkurrenz mit vielen anderen Angeboten. Wer einmal frustriert nach Haus geht, kommt so schnell nicht wieder. Darum ist es sinnvoll, sich bei der Planung ein paar Gedanken mehr zu machen.

Im ersten Teil unserer 4-teiligen Serie zum Thema Veranstaltungsplanung geht es um die Dinge, die man vor allen anderen bedenken und berechnen sollte - und um Ihre Gäste.

Was will ich?
Beginnen Sie bei der Planung nicht mit den Dingen, die am meisten Spaß machen. Zum Beispiel eine tolle Location oder ein leckeres Menü auszusuchen. Sondern von vorne! Am Anfang jedes Events steht die Frage: „Was möchte ich erreichen?“ – die Zieldefinition. Ist Ihr Ziel im Bereich der Kommunikation - also Kontaktpflege oder Motivation? Oder haben Sie einen Erlös im Blick – also Einnahmen oder Spenden? Zuerst einmal ist es wichtig, dass Sie sich darüber selbst ganz klar sind. Dann sollten Sie Ihr Ziel eindeutig  formulieren und es - intern wie extern - kommunizieren.

Wen interessiert das?
Die zweite Frage, die Sie sich stellen sollten: „Wen möchte ich ansprechen?“  - Ihre Zielgruppe.
Wenn Sie vorher wissen, wer zu Ihrer Veranstaltung kommen soll, können Sie den Rahmen Ihrer Veranstaltung wesentlich besser definieren.

Wer soll das denn machen?
Wenn Sie das nicht bereits getan haben – so ist spätestens jetzt der Zeitpunkt, ein Team zu bestimmen und die Aufgaben zu verteilen. Ein Tipp: Legen Sie die Arbeitsbereiche und verantwortlichen Teammitglieder eindeutig fest. Jeder muss wissen, wer für was zuständig ist. Natürlich kann auch eine Person alleine eine Veranstaltung organisieren! Aber bedenken Sie alle Arbeitsbereiche und überlegen Sie, ob eine Person alle erforderlichen Fähigkeiten abdeckt! Was Sie auf jeden Fall brauchen, sind folgende Bereiche: Einladungsmanagement, Organisation von Location, Künstlern, Referenten und Dienstleistern (Catering, Technik, Dekoration u.a.) sowie die Kommunikation. Bereiche wie Grafik, Foto oder Film können Sie auch extern besetzen.

Sag mir quando, sag mir wann!
Gemeinsam im Team sollten Sie einen der zentralen Punkte einer Veranstaltung ansprechen: den Termin. Planen Sie je nach Veranstaltungsgröße und -umfang mit dem größtmöglichen Zeitvorlauf! Haben Sie einen vorgegebenen Zeitpunkt oder bereits einen im Auge? Sie sollten unbedingt vorher prüfen, ob Ihr Termin auch so liegt, dass Ihre Zielgruppe daran teilnehmen kann. Checken Sie Ferienzeiten, Feier- und Brückentage. Aber auch relevante Fußballübertragungen und andere Großveranstaltungen vor Ort und im Umkreis. Und überdenken Sie gegebenenfalls einen vorher festgelegten Termin, falls Sie hier auf Hinweise stoßen, dass sich Zielgruppe und Datum  überschneiden. Auch an die Tages- / Uhrzeit Ihrer Veranstaltung sollten Sie ein paar Gedanken verschwenden. Es ist durchaus relevant, wenn Sie Ihren Vortrag an einem Wochentag um 17 Uhr halten möchten – wo möglicherweise alle noch im Büro oder aber im Berufsverkehr stecken.

Who is Who? Nicht den Bürgermeister vergessen!
Beschäftigen Sie sich dann ausführlich und realistisch mit Ihren potentiellen Gästen! Soll es eine öffentliche Veranstaltung oder eine geschlossene Gesellschaft werden? Wenn Sie die Öffentlichkeit wählen – dann prüfen Sie unbedingt vorher Ihre Vertriebsmöglichkeiten – also z.B. den Ticketverkauf. Auch interessant ist: Wer muss auf die Einladungs- oder Gästeliste? Überlegen Sie, ob Sie öffentliche Würdenträger, Ehrengäste, Vertreter von Sponsoren oder auch die Partner und Familienmitglieder einladen sollten. Wenn es zu Ihrer Veranstaltung passt oder sogar dafür wichtig ist: Die örtlichen Vertreter von Presse / Radio / TV sollten so früh wie möglich eine Einladung erhalten! Sie kommunizieren damit zusätzlich Ihre Veranstaltung und schaffen vielleicht sogar Kooperationsmöglichkeiten.

Die Zahlen …
Eigentlich sollte schon vor Beginn der Organisationsarbeiten klar sein, welche finanziellen Mittel grundsätzlich zur Verfügung stehen. Vom Budget hängt die gesamte Planung und Ausgestaltung der Veranstaltung ab. Jetzt aber sollten Sie Ihre Veranstaltung auf jeden Fall einmal durchkalkulieren!

Machen Sie eine realistische Kostenaufstellung und versuchen Sie, auch wirklich alle Kostenarten zu Ihrer Veranstaltung einzubeziehen: Einladungen (Drucksachen, Grafik), Location (Miete, Nebenkosten, Reinigung), Künstler (Gagen, GEMA, KSK), Technik (Ton, Licht, Equipment), Catering (Personal, Geschirr, Lieferung, Entsorgung), weitere Dienstleister und viele mehr!
Ein Tipp: Lassen Sie sich von allen angefragten Leistungen schriftliche Angebote erstellen! Und beachten Sie Brutto- und Nettopreise. Rechnen Sie aus den gesamten Kosten auch noch die Kosten pro teilnehmende Person aus! So wird die Kalkulation übersichtlicher. Wenn Sie Einnahmen erwarten,  sollten Sie im zweiten Schritt eine ebenso realistische Einnahmenrechnung erstellen: Eintrittsgelder, Spenden, Sponsorengelder. Wenn Sie jetzt Ihre Kosten gegen Ihre Einnahmen stellen, können Sie zumindest einigermaßen einschätzen, ob weitere Einnahmen generiert, Sponsoren gefunden oder Eintrittspreise angepasst werden müssen.

Drucksachen sind Aushängeschilder!
Sobald es einen Überblick zu den relevanten Eckpunkten Ihrer Veranstaltung gibt, sollten Sie mit der Formulierung und Gestaltung der Einladungen – oder der Tickets, Plakate etc. – beginnen. Bevor Sie anfangen: Richten Sie Ihren Blick noch kurz auf Ihre eigenen rechtlichen und steuerlichen Rahmen-bedingungen. Für Haftung und Besteuerung Ihrer Veranstaltung müssen je nach Rechtsform Ihres Unternehmens bereits in der Einladung bestimmte Formulierungen beachtet werden. Achten Sie bei der Gestaltung all Ihrer Drucksachen auf Kontinuität. Für die Erkennbarkeit Ihrer Veranstaltung ist es besser, wenn Einladung, Tickets, Programm, Menükarten etc. im gleichen Layout erscheinen. Die Drucksachen sind das Aushängeschild Ihrer Veranstaltung, daher ist es hier besonders wichtig, sie von einem professionellen Grafiker gestalten zu lassen! Wenn Sie Kosten sparen möchten, tun Sie das lieber an anderer Stelle!

Digitale Unterstützung
Nützen Sie zum Beispiel eines der Online-Tools, die Ihnen Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Zum Beispiel eine Eventmanagement-Software, die vom Einladungsmanagement über das Event-Marketing und die Teilnehmerkommunikation bis hin zur Online-Anmeldung und –Bezahlung viele Bereiche abdeckt. Wie die unseres Partners DOO (für gemeinnützige Organisationen vergünstigt über Stifter-helfen.net zu erhalten). Aber auch schon mit einer einfach zu handhabenden Einladungsplattform, über die Sie digitale Einladungen versenden und Ihre Zu- und Absagen verwalten können, sparen Sie Geld, Zeit und Aufwand.

Der zweite Teil unserer Reihe rund um Veranstaltungsorganisation beschäftigt sich mit den Fragen rund um Location, Raumkonzepte, Essen und Trinken.

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