Wie Zoom die Zusammenarbeit in Ihrer Non-Profit-Organisation verbessern kann

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Unser Partner TechSoup steht mit vielen Organisationen und Menschen auf der ganzen Welt in Kontakt. Dabei verlässt sich TechSoup unter anderem auf die Software von Zoom. Mit Zoom kann TechSoup Schulungen sowie weltweite Meetings durchführen und besser in Echtzeit auf Partner reagieren. Im Laufe der Zeit hat TechSoup dabei einige Funktionen für sich entdeckt, die wir mit Ihnen teilen möchten. Hier sind drei TechSoup-Tipps für die Zusammenarbeit via Zoom.  

Ein Artikel unseres Partners TechSoup USA, Autorin: Jenna Martin

Zoom Tipp #1: Spontane Zusammenarbeit mit der ‚Persönlichen Meeting-ID‘ (PMI)

Wenn Sie mehr als einen Konferenzraum brauchen und Sie mit anderen Personen standortunabhängig zusammenarbeiten müssen, bietet Zoom eine persönliche Meeting-ID für jeden Nutzer. Eine persönliche Meeting-ID ermöglicht den Zugriff auf einen permanent verfügbaren virtuellen Konferenzraum. TechSoup findet dieses Feature besonders hilfreich, wenn ein ungeplantes Meeting intern oder extern mit Partnern ansteht. Spontane Meetings können so schnell und effizient durchgeführt werden. Wenn Sie bereits Zoom nutzen, können Sie in Ihrem Account folgendermaßen Zugang zu Ihrer persönlichen Meeting-ID erhalten.

Sofort-Meetings mit PMI

  • Loggen Sie sich in Ihre Zoom Client-Anwendung auf Ihrem Desktop oder mobilen Endgerät ein.
  • Klicken Sie auf ‚Mein Profil‘ und klicken Sie bei ‚Persönliche Meeting-ID‘ auf ‚Bearbeiten‘.
  • Aktivieren Sie die Meeting-ID hier für Sofort-Meetings und speichern Sie die Änderungen.

Die genaue Anleitung finden Sie auch hier direkt im Zoom Tutorial.

Zoom Tipp #2: Kommentieren Sie in Echtzeit ein Dokument an einem Bildschirm

Allein das Teilen eines Bildschirms reicht nicht immer aus, um gemeinsam an Dokumenten wie dem Jahresbericht, Strategieplan oder den Protokollen der Vorstandssitzung zu arbeiten. Mit Zoom können Sie und Ihre Meeting-Teilnehmer das gemeinsame Dokument mit Anmerkungen versehen, sobald der Bildschirm geteilt wurde. Mit Tools wie Pfeilen, Linien oder Stiften kann damit jeder Teilnehmer in Echtzeit die nächste Version des Dokuments mitgestalten. TechSoup deaktiviert als Moderator in diesem Fall dann nach gewisser Zeit den Anmerkungsmodus, sobald ausreichend Feedback eingegangen ist und startet danach in die nächste Bearbeitungsphase. Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie die Funktion ‚Anmerken‘ freischalten.

Anmerkungen freischalten

Während Sie den Bildschirm teilen, können Sie verschiedene Funktionen optional nutzen. Indem Sie Ihre Maus zum oberen Bildschirmrand bewegen, können Sie das Drop-Down-Menü öffnen und ‚Anmerken‘ auswählen.

Die Zoom-Tools für Anmerkungen sind dabei folgende:

  • Maus
  • Auswählen
  • Text
  • Zeichnen
  • Spotlight/Pfeil: Ihren Cursor zu einem Spotlight oder Pfeil machen.
  • Radierer
  • Format: Die Formatierungsoptionen der Anmerkungstools ändern.
  • Rückgängig machen
  • Wiederholen
  • Löschen
  • Speichern: Damit können Sie alle Anmerkungen auf dem Bildschirm als Screenshot  speichern.Der Screenshot wird am lokalen Aufzeichnungsort gespeichert.

Wenn Sie zwei Bildschirme benutzen, gibt es auch die Funktion ‚Doppelmonitore verwenden‘. Damit sehen Sie den geteilten Bildschirm auf dem einen und die Teilnehmer auf dem anderen Monitor. Mehr zur Freischaltung Ihres Bildschirms erfahren Sie hier bei Zoom.

Anmerkungen der Teilnehmer

Jeder Teilnehmer in Ihrem Meeting kann auf einem geteilten Bildschirm kommentieren. Der Teilnehmer hat Zugriff auf ‚Anmerken‘ in den oberen Meeting-Bedienelementen. Beachten Sie dabei: Der Moderator (Host) muss die Funktion ‚Anmerken‘ für Teilnehmer freigeschalten haben.

 

Weitere Informationen zu dieser Funktionen finden Sie hier.

Zoom Tipp #3: Unterwegs zusammenarbeiten mit der mobilen Bildschirmfreigabe

Global vernetzt zu sein, bedeutet oftmals von unterwegs über das Smartphone zusammenzuarbeiten. Die Funktion ‚Mobile Bildschirmfreigabe‘ von Zoom hilft dabei, wichtige Dokumente über das Smartphone zu teilen. Damit steht Stifter-helfen für Personen und Organisationen zur Verfügung, ohne direkt vor Ort zu sein. Die mobile Bildschirmfreigabe ist außerdem nützlich, um Apps zu zeigen. Hier erfahren Sie Schritt-für-Schritt, wie Sie die mobile Bildschirmfreigabe bei iOS- und Android-Geräten aktivieren.

Voraussetzungen für die mobile Bildschirmfreigabe

  • Installierte Zoom App auf Ihrem mobilen Endgerät
  • Bei iOS- Geräten:  mindestens iOS 11 und Zoom Version 4.1.18611.1228, für ältere iOS-Versionen folgen Sie der Anleitung hier.
  • Bei Android-Geräten: Android 5.0 oder eine neuere Version ist erforderlich

Folgende Inhalte können Sie über Ihr mobiles iOS- oder Android- Endgerät teilen:

  • Bildschirm
  • Fotos
  • iCloud Drive (nur iOS)
  • Dokumente (nur Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google Drive
  • Microsoft OneDrive
  • Website URLs
  • Lesezeichen
  • Whiteboard – nur mit iPad und Android-Geräten

Die Freigabe von Inhalten auf iOS- und Android-Geräten gestaltet sich relativ gleich:

  1. Starten Sie das Meeting oder folgen Sie der Meeting-Einladung.
  2. Klicken Sie auf ‚Inhalt teilen‘ in den Bedienelementen am unteren Bildschirmrand.
  3. Wählen Sie den gewünschten Inhalt aus. Dabei können Sie ‚Bildschirm teilen‘ auswählen und beispielsweise durch eine App führen.

Weitere Informationen zur Bildschirmfreigabe finden Sie hier.

Zusätzliche Informationen über Zoom für Non-Profit-Organisationen

  • Sie sind daran interessiert, Zoom in Ihrer gemeinnützigen Organisation einzusetzen? Entdecken Sie die Zoom-Produkte hier auf Stifter-helfen.
  • Auf der Zoom-Support-Seite finden Sie weitere nützliche Erklärungen zu allen Funktionen.

Die Zoom-Anleitungen sind von Zoom urheberrechtlich geschützt und werden mit Genehmigung unseres Partners TechSoup verwendet.

Screenshots mit freundlicher Genehmigung von Zoom; Verwendung mit Genehmigung.